TUTAJ MOWA JEST ZŁOTEM! – CZYLI O TYM JAKIE ZNACZENIE MA DLA FIRMY WEWNĘTRZNA KOMUNIKACJA
Przykładanie dużej uwagi do dobrej komunikacji w większości przedsiębiorstw jest już całkowitym standardem, rozumianym w kategorii „must have”. Nierzadko jednak skupiamy się w tym względzie przede wszystkim na komunikacji z klientem, zapominając przy tym, by w takim sam sposób dbać również o odpowiednie relacje w naszym „własnym ogródku”.
Na najbardziej podstawowym poziomie brak sprawnego obiegu informacji może doprowadzić do przestojów w realizacji zadań, błędach w ich wykonaniu czy też „bałaganem”, który w danej chwili zdaje się nie przeszkadzać w bieżącym funkcjonowaniu spółki, lecz daje o sobie boleśnie znać w kryzysowych momentach. Patrząc jednak szerzej, brak jasno określonej strategii komunikacyjnej potrafi się również negatywnie odbijać na zaangażowaniu i chęci do pracy wśród członków zespołu. Nietrudno sobie bowiem wyobrazić sytuację, w której pracownik otrzymując sprzeczne informacje lub odbijając się od muru milczenia w innych działach straci zapał do realizacji danego zadania. A stąd już nietrudno do kryzysu wizerunkowego – w pierwszej kolejności o reputacji firmy świadczą bowiem jej pracownicy.
Na co zatem zwrócić uwagę, żeby skutecznie zapobiegać kryzysom zamiast gasić pożary? W pierwszej kolejności warto zacząć od rzeczy najprostszych, które chociaż wydają się całkiem oczywiste, to często nie są wystarczająco doprecyzowane. Dobry lider powinien zadbać o to, aby np. jasno określić obieg informacji w zespole i formę ich przekazywania. Lepiej przekazywać sobie wiadomości mailowo czy telefonicznie? W postaci zbiorczych raportów czy krótkim smsem? O czym trzeba informować lidera, a co można ustalić bez – mówiąc potocznie – „zawracania mu głowy”? Jakie dokumenty wymagają archiwizacji? Warto również zadbać o takie rzeczy, jak zwyczaje i atmosfera wśród poszczególnych członków zespołu. Sytuacja, w której jedna osoba mówi do kierownika „Szanowny Panie”, a druga traktuje go jak kolegę, może prowadzić do niepotrzebnych niesnasek pomiędzy pracownikami.
Lider musi zadbać również o to, aby pracownicy darzyli się wzajemnym zaufaniem i chętnie współpracowali. Warto zwrócić uwagę, czy wewnątrz zespołu nie pojawiają się podziały na grupy, plotki czy niezdrowa rywalizacja. W takich sytuacjach to właśnie komunikowanie wzajemnych oczekiwań i potrzeb jest podstawą do zapobiegania eskalacji konfliktów. W tym względzie zdecydowanie warto przedkładać rozmowę ponad milczenie i próby przeczekania. Warto prowadzić rozmowy z całym zespołem, ale również zachęcać do zgłaszania się pracowników w sposób indywidualny w momencie, gdy któryś z nich zauważa jakich problem. Dobrym rozwiązaniem w tym względzie wydają się np. cotygodniowe narady, podczas których można zapoznać się z bieżącymi problemami, ale również zaobserwować wzajemne relacje członków zespołu.
Podsumowując – w zespole to (roz)mowa ceni się dużo bardziej niż milczenie i to jej należy się złoty medal. Choć jednocześnie od czasu do czasu warto również pamiętać, by czasami… ugryźć się w język. Zwłaszcza wtedy, gdy mamy ochotę krytykować kogoś bez podania merytorycznych podstaw. Warto pamiętać, że kłótnia z dobra komunikacją nie ma zbyt wiele wspólnego.
